अनुस्मारक (Reminder) से आप क्या समझते हैं? अनुस्मारक प्रारूप तथा उदाहरण

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अनुस्मारक (Reminder) से आप क्या समझते हैं? अनुस्मारक प्रारूप तथा उदाहरण प्रस्तुत कीजिए।

अनुस्मारक (Reminder)- सरकारी पत्र का यह प्रारूप तब प्रयुक्त किया जाता है जब किसी मंत्रालय अथवा विभाग के पिछले पत्र पर मांगी गयी सूचना, निर्णय या टिप्पणी समय से प्राप्त नहीं होती। ये पत्र प्रायः सामान्य पत्रों के ही समान होते हैं। उदाहरणार्थ- यदि प्रथम पत्र सरकारी पत्र (Official Letter) था तो अनुस्मारक (Reminder) का प्रारूप भी वही रहेगा। इसी तरह यदि प्रथम पत्र अर्द्धसरकारी या कार्यालय ज्ञापन के रूप में भेजा गया था तो इनके अनुस्मारक का रूप भी क्रमशः यही रहेगा। अनुस्मारक का कलेवर प्रथम पत्र की अपेक्षा कम होता है।

अनुस्मारक पत्र का उद्देश्य सम्बोधित अधिकारी को किसी पूर्व पत्र का स्मरण और उसमें लिखित मामले का महत्व दर्शाते हुए शीघ्र उत्तर माँगना होता है। स्मारक पत्र लिखने में पर्याप्त सावधानी बरतनी चाहिए और ऐसी भाषा का प्रयोग नहीं करना चाहिए जिससे सम्बोधित अधिकारी की प्रतिष्ठा को ठेस लगे या वह अपने को अपमानित समझे। स्मरणीय है कि सरकारी कार्यालयों में कार्याधिक्य के कारण सभी जरूरी पत्रों का भी उत्तर समय से नहीं जा पाता। ऐसी सच्चाई को ध्यान में रखते हुए अनुस्मारक पत्र का आलेख इस प्रकार तैयार करना चाहिए जिससे काम भी हो जाए और दोनों अधिकारियों के बीच किसी प्रकार का तनाव भी न उत्पन्न हो ।

अनुस्मारक पत्र प्रायः मूल पत्र लिखने के एक बाद लिखा जाता है। दूसरा अनुस्मारक पहले अनुस्मारक के दस दिन बाद लिखना चाहिए। अनुस्मारक पत्र में बहुत शिष्ट और मृदु भाषा में यह जरूर उल्लेख कर देना चाहिए कि इसकी जरूरत क्यों पड़ीं, अर्थात् मामला बहुत जरूरी न होता तो उत्तर के लिए और भी प्रतीक्षा की जाती।”

अनुस्मारक पत्र का एक उदाहरण नीचे दिया जाता है।

अनुस्मारक प्रारूप तथा उदाहरण

सं० 592 / अनु./2-2019
प्रेषक,
सुश्री अचला खन्ना,

सचिव,
माध्यमिक शिक्षा परिषद,
उत्तर प्रदेश |

सेवा में,
जिला विद्यालय निरीक्षक,
इलाहाबाद,

इलाहाबाद : दिनांक 13.12.2019

महोदय,

आपका ध्यान इस कार्यालय के परिपत्र सं०-1121/य/12-2002 दिनांक 1-10 2002 की ओर आकृष्ट करते हुए निवेदन है कि आप के जनपद के पार्श्व अंकित विद्यालयों द्वारा भेजे गये 2003 ई. की परीक्षा के प्रवेश प्रार्थना पत्रों के किपय अशुद्धियाँ रह गई थीं। और उन्हें संशोधन के लिए आपको लौटा दिया गया था। ये प्रार्थना पत्र संशोधित होकर अभी तक इस कार्यालय को प्राप्त नहीं हुए हैं। इनके कारण पूरे जनपद के प्रवेश प्रार्थना पत्रों पर काम अवरुद्ध है।

कृपया मामले के महत्व को दृष्टिगत करते हुए संदर्भित प्रार्थना पत्रों को संशोधित रूप से यथाशीघ्र लौटाने के लिए कदम उठायें।

भवदीय
(ह) अचला खन्ना
सचिव, मा०शि०प०, उ०प्र०
इलाहाबाद।

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