एम.एस. एक्सेस (MS-Access) क्या है? इसके कार्य प्रणाली

एम.एस. एक्सेस (MS-Access ) क्या है?

एम.एस. – एक्सेस माइक्रोसॉफ्ट का रिलेशनल डाटाबेस पैकेज है, इसमें सारणियों के रूप में डाटा एकत्र किया जाता है, इस डाटा को आप स्क्रीन पर देख सकते हैं, किसी क्रम में छांट सकते हैं तथा छाप भी सकते हैं। डाटा को भरने के लिए आपकी स्क्रीन पर (तथा कागज पर भी ) छपे हुए फार्म तैयार किए जा सकते हैं। भरे हुए डाटा से आप क्वैरी द्वारा किसी दिए हुए आधार पर सूचनाएं प्राप्त कर सकते हैं डाटा के आधार पर विभिन्न उपयोगों के लिए रिपोर्ट, चार्ट आदि भी तैयार किए जा सकते हैं।

आप एक ही डेटाबेस में अनेक सारणियां बना सकते हैं और उन्हें एक दूसरे से इस प्रकार सम्बन्धित कर सकते हैं कि आवश्यकता होने पर कई टेबिलों से सूचनाएं चुनकर उन्हें एक साथ लाया जा सके और उनसे वांछित रिपोर्ट निकाली जा सके, इनके अलावा और बहुत भी सुविधाएं एमएस एक्सेल में उपलब्ध है, जिनका अध्ययन आप इस भाग में करेंगे।

डाटाबेस का हमारे दैनिक जीवन में बहुत उपयोग हैं, चाहे वह व्यक्तिगत हो या व्यापारिक, उदाहरण के लिए, हम किसी मित्र का पता या फोन नं. देखने के लिए पतों की डायरी का उपयोग करते हैं, जिसमें सबके नाम पते वर्णमाला के क्रम में लिखे रहते हैं, पतों का डायरी एक डाटाबेस ही है, भले वह कंप्यूटर पर न बना हो ।

एमएस – एक्सेस की सहायता से आप ऐसे डाटाबेस कंप्यूटर में सरलता से बना सकते हैं और उनका उपयोग कर सकते हैं, व्यावसायिक कम्पनियों का बहुत सा कार्य डाटाबेस द्वारा सरलता से किया जा सकता है, जैसे ग्राहकों और सप्लायरों की सूचनाएं, लेन-देन का हिसाब, सामान की इन्वेस्ट्री अर्थात् स्टॉक का रखरखाव, खर्ची का हिसाब, बिलों का हिसाब-किताब आदि ।

इस भाग में हम डाटाबेस का निर्माण करने और उसका उपयोग करने की विधियों के बारे में विस्तार से बताएंगे, इससे पहले एमएस एक्सेस में प्रयोग किए जाने वाले कुछ शब्दों का ज्ञान होना आवश्यक है, ऐसे प्रमुख शब्द और उनका तात्पर्य नीचे दिया गया है-

डाटाबेस – सरलतम शब्दों में कोई डाटाबेस उपयोगी डाटा का एक संग्रह होता है, पतों की डायरी इसका एक उदाहरण है, डिक्शनरी भी एक प्रकार का डाटाबेस है, रेलवे टाइम टेबिल डाटाबेस का अच्छा उदाहरण है, एमएस एक्सेस के डाटाबेसों में कुछ विशेष वस्तुएं होती हैं, जैसे टेबिल, क्वैरी, फार्म आदि ।

टेबिल- एमएस-एक्सेस में कोई सारणी या टेबिल एक जैसे डाटा का संग्रह होती है, उदाहरण के लिए, आप एक ऐसी सारणी बना सकते हैं, जिसमें आपके मित्रों के बारे में कुछ सूचनाएं दी गयी हैं, जैसे नाम, उम्र, घर का पता, फोन नं., ऑफिस का पता, ऑफिस का फोन नं. आदि।

किसी डाटाबेस में आप इस प्रकार की अनेक टेबिलें बना सकते हैं, जिनमें विभिन्न वस्तुओं के बारे में अलग-अलग प्रकार की सूचनाएं भरी गयी हों, उदाहरण के लिए, किसी पुस्तकालय के उपयोग के लिए बनाए गए डाटाबेस में पुस्तकों, लेखकों, सदस्यों पुस्तकों के लेन-देन आदि के बारे में अलग-अलग टेबिलें होगी। इन सभी सारणियों को एक ही डाटाबेस फाइल में स्टोर किया जाएगा क्योंकि उनमें भरी सूचनाएं एक दूसरे से सम्बन्धित होती है और उनको मिलाकर ही कोई रिपोर्ट निकाली जाएगी।

रिलेशनल डाटाबेस – एक्सेस एक रिलेशनल डाटाबेस पैकेज है, जिसका अर्थ है कि इसमें डाटा को अलग-अलग स्थानों (अर्थात् सारणियों) में स्टोर करके उन्हें आपस में सम्बन्धित किया जा सकता है, उदाहरण के लिये यदि आप किसी बिल में ग्राहक का नाम या एकाउण्ट नम्बर लिखते हैं, तो एक दूसरी सारणी से उस ग्राहक का पूरा पता, टेलीफोन नं. तथा अन्य जानकारियां देखी जा सकती हैं। किसी साधारण डाटाबेस के बजाय डाटाबेस का उपयोग करने से हमें कई लाभ होते हैं, जैसे-

डाटा को कम से कम स्थान में स्टोर किया जा सकता है, क्योंकि इसमें एक प्रकार की जानकारी एक ही जगह रखी जाती है।

इसमें किसी सूचना का साझा करना सम्भव होता है, क्योंकि बनाए गए संबंध के आधार पर एक ही जानकारी का उपयोग कई जगह किया जा सकता है।

इसमें किसी डाटा को एक ही जगह रखे जाने के कारण वहीं पर उसे सुधार देना सम्भव होता है और उसे कई जगह नहीं सुधारना पड़ता इसलिए पूरे डाटाबेस में सभी जानकारियाँ नवीनतम रहती हैं।

रिकार्ड – किसी डाटाबेस की किसी सारणी की एक पंक्ति में भरी गयी समस्त सूचना को एक रिकार्ड कहा जाता है, उदाहरण के लिए चित्र A 1.1 की सारणी में एक पंक्ति में एक व्यक्ति के बारे में समस्त जानकारी रखी गयी हैं, अतः प्रत्येक पंक्ति इस सारणी का एक रिकार्ड है।

फील्ड – किसी सारणी में जिन स्थानों में कोई एक जानकारी रखी जाती है, उन्हें फील्ड कहते हैं, किसी सारणी में जितने कालम होते हैं, उसके प्रत्येक रिकार्ड में वे सभी फील्ड होते हैं, चाहे उनमें कोई सूचना भरी हो या नहीं।

एम.एस. – एक्सेस में किसी सारणी के एक या अधिक फील्डों को कुंजी या की फील्ड माना जाता है, जिसकी सहायता से आप रिकार्डों को पहचान सकते हैं और उनमें से अन्य जानकारियां प्राप्त कर सकते हैं। एक्सेस में कुंजी, फील्ड या तो आप बताते हैं या एक्सेस अपने आप तय कर लेता है। इसमें कुंजी फील्डों के कई उपयोग हैं, जिनके बारे में आप आगे पढ़ेंगे।

क्वैरी- किसी डाटाबेस में भरे हुए डाटा के आधार पर कोई जानकारी मांगा जाना क्वैरी कहलाता है और उस क्वैरी के जवाब में प्राप्त होने वाली सूचनाओं को डायनासेट कहा जाता है। उदाहरण के लिए यदि आप जानना चाहते हैं कि किसी एक शहर (जैसे- आगरा) में आपके कौन कौन से मित्र रहते हैं तो यह एक क्वैरी है और इसके उत्तर में मित्रों की जो सूची मिलेगी वह डायनासेट होगी।

एक्सेस में यदि डाटा में किसी परिवर्तन के कारण डाटाबेस में शामिल सूचनाओं में कोई अन्तर आता है, तो डायनासेटों को स्वतः ही सुधार दिया जाता है परन्तु कभी कभी आपको उन्हें सुधारने का आदेश देना पड़ता है।

फार्म- फार्म आपकी स्क्रीन पर बनायी गयी ऐसी विंडो है, जो आपके लिए डाटा प्रविष्ट करना और प्रविष्ट किए हुए डाटा को देखना सरल बना देती है, फार्म को या तो आप स्वयं डिजाइन कर सकते हैं या एक्सेस की ऑटोफार्म विशेषता के द्वारा इसको तैयार करा सकते हैं। चित्र A1.2 में मित्रों के डाटाबेस के लिए ऑटोफार्म द्वारा बनाया गया एक फार्म में दिखाया गया है।

रिपोर्ट- सामान्यतया कोई रिपोर्ट कागत पर छपा हुआ डायनासेट होती है आप चाहें तो रिपोर्ट को डिस्क पर भी रख सकते हैं। एक्सेस आपको रिपोर्ट तैयार करने में भी सहायता देता है। इसमें जटिल रिपोर्टों के लिए विजार्ड प्रोग्राम भी हैं, जिनके बारे में आप आगे पढ़ेंगे।

गुण- गुण किसी डाटाबेस की डिजाइन से जुड़े हुए विवरण या विशेषताएं हैं। उदाहरण के लिए, किसी फील्ड के गुणों में डाटा टाइप (पाठ्य, संख्यात्मक आदि) तथा डाटा का फार्मेट (दशमलव स्थानों की संख्या, स्टाइल, रंग आदि) शामिल होते हैं, इसी प्रकार आप एक्सेस की अधिकांश वस्तुओं जैसे फील्ड, फार्म, रिकार्ड आदि के लिए गुण निर्धारित कर सकते हैं।

गणनाएं- एक्सेस में आप आवश्यकता पड़ने पर गणनाएं करने का आदेश दे सकते हैं इसके लिए आप पहले से बने फंक्शनों का प्रयोग करते हुए मुद्राएं या व्यंजक बनाते हैं और एक्सेस को उस मुद्रा का मान निकालने का आदेश देते हैं इनके बारे में आप आगे पढ़ेंगे।

विजार्ड- ये ऐसे प्रोग्राम होते हैं जो कोई प्रमुख कार्य करने में आपकी चरणबद्ध तरीके से सहायता करते हैं, एमएस एक्सेस में कई विजार्ड हैं, जो मुख्यतः निम्नलिखित को तैयार करने में मदद करते हैं-क्वैरी, सारणी, फार्म, रिपोर्ट, डाक के पते ।

एमएस- एक्सेस प्रारम्भ करना – एम.एस. एक्सेस के अन्य प्रोग्रामों की तरह एक्सेस को भी आप एमएस आफिस के झरना मेन्यू या ‘Programs’ के झरना मेन्यू में ‘Microsoft Access’ आदेश देकर अथवा डेस्कटॉप या विंडोज एक्सप्लोरर में उसके आइकॉन (जिस पर एक चाबी का चित्र बना होता है) को क्लिक करके प्रारम्भ कर सकते हैं। ऐसा करते ही एक्सेस की मुख्य विंडो आपकी स्क्रीन पर खुल जाती है। इस विंडो में सामान्य विंडो की तरह टाइटिल बार, मेन्यू बार, टूल बार कंट्रोल बटन, कंट्रोल बार आदि होते हैं, इनके अलावा एक्सेस की विंडो में कुछ अन्य वस्तुएं भी होती है।

एक्सेस विंडो के टूल बार से नीचे बड़े भाग को डाटाबेस विंडो कहा जाता है, जिसमें आप अपने डाटाबेस की कई वस्तुएं या अवयव जैसे सारणी, क्वैरी, फार्म, रिपोर्ट आदि बना सकते हैं तथा देख सकते हैं, इस विंडो के बाएं भाग में कई टैब शीट होती है। इनमें से किसी टैब को क्लिक करके आप इस टैब शीट में शामिल वस्तुओं, जैसे सारणी, फार्म आदि की सूचियां दाएं भाग में देख सकते हैं जो कि उस डाटाबेस में बनायी जा चुकी हैं।

MS-Access बन्द करना- अन्य सभी प्रोग्रामों की तरह ‘Close’ कंट्रोल बटन को क्लिक करके या ‘File ‘ मेन्यू में ‘ Exit’ आदेश देकर आप एक्सेस प्रोग्राम बन्द कर सकते हैं। यदि उस समय कोई डाटाबेस फाइल खुली होगी और वह सुरक्षित नहीं की गयी होगी, तो आपको उसे सुरक्षित करने का अवसर दिया जाएगा।

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