प्रबन्धन सूचना प्रणाली (एम. आई. एस.) | Management Information Systems (MIS) in Hindi

प्रबन्धन सूचना प्रणाली (एम. आई. एस.) [Management Information Systems (MIS)]

सूचना प्रणाली में एक उत्पाद, सेवा या व्यापार की एक विस्तृत रणनीति को लागत के रूप में व्यापार की समस्याओं को हल करने के लिए प्रबंधन से जुड़े लोगों के द्वारा विभिन्न मानव संसाधन के प्रयोग, व्यवसायिक प्रलेखों, तकनीकी समाधानों एवं उत्पादकों को एक समग्र रूप में नियंत्रित करने के आंतरिक नियंत्रण का एक प्रयास है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली एक सामान्य सूचना प्रणाली से इस तरह से भिन्न है कि यह उन अन्य सूचना प्रणालियों का विश्लेषण करती है जो उस संगठन के परिचालन की गतिविधियों में संलग्न हों।

प्रबंधन सूचना प्रणाली वह प्रणाली है जो प्रबन्धकों को व्यापार के सफल संचालन के लिए निर्णय लेने में सहयोग प्रदान करती है। प्रबंधन सूचना प्रणाली संगठन का मूल उद्देश्य कम्पनी के प्रबन्धकों को उनके विभिन्न स्तरों (शीर्ष, मध्य, निम्न) पर सूचना उपलब्ध कराना है।

जी. बी. डेविस के अनुसार प्रबंधन सूचना प्रणाली किसी संगठन के संचालन, प्रबन्धन और निर्णय निर्धारण के कार्यों में सूचना सहयोग प्रदान करने हेतु एकीकृत उपयोक्ता मशीन प्रणाली है। यह प्रणाली कम्प्यूटरीकृत कार्यों, मानवीकृत प्रक्रियाओं, तंत्रों का विश्लेषण, नियोजन, नियंत्रण, निर्णय निर्धारण एवं डेटाबेस का प्रयोग आदि करती है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली की प्रकृति (Nature of Management Information System)

प्रबंधन सूचना प्रणाली के द्वारा किसी संगठन को प्रदान किया जाने वाला मूलभूत सहयोग उस प्रबंधन सूचना प्रणाली की मूल प्रकृति पर निर्भर करता है। एक प्रबंधन सूचना प्रणाली की प्रकृति की प्रमुख विशेषताएँ निम्नलिखित हैं :

1.  रिपोर्ट उन्नमुखी
2.  कार्यवाही/ कार्य उन्मुखी
3.  उम्मीद / अपेक्षा उन्मुखी
4.  डेटाबेस उन्मुखी
5.  अन्तिम उपयोगकर्ता (End user) उन्मुखी।

प्रबंधन सूचना प्रणाली के कार्य (Functions of Management Information System)

(1) प्रबंधन सूचना प्रणाली नियमित और गैर नियमित उद्देश्यों की पूर्ति हेतु किए जाने वाले विभिन्न कार्यों के लिए रिर्पोट तैयार करने का कार्य करती है।

(2) प्रबंधन के कार्य में संलिप्त प्रबंधकों द्वारा पूछे गए (What…. If…) प्रश्नों के उत्तर चिन्हित करने में सहयोग प्रदान करने का कार्य करती है।

(3) निर्णय निर्धारण में सहायता प्रदान करती है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली की विशेषताएँ (Characteristics of Management Information System)

(1) प्रबंधन उन्मुख – किसी भी संगठन में यह प्रणाली ऊपर (शीर्ष प्रबंधन) से नीचे की तरफ कार्य करती है। यह प्रबंधन के सभी स्तरों पर प्रासंगिक सूचनाएँ प्रदान करती है।

(2) एकीकरण- एकीकरण शब्द का तात्पर्य संगठन के मूल उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए, उस संगठन के विभिन्न क्षेत्रों से आवश्यक सूचनाओं को इकट्ठा कर संगठन के उपयोग हेतु सार्थक प्रबंधन सूचना का उत्पादन करने से है।

(3) कठिन प्रणाली- प्रबंधन सूचना प्रणाली को स्थापित करने का कार्य एक जटिल प्रक्रिया है। किसी संगठन में इसे सफलतापूर्वक लागू करने हेतु कम-से-कम 2 से 4 वर्षों का समय लग जाता है।

(4) लचीला एवं आसान प्रयोग-प्रबंधन सूचना प्रणाली के स्थापित होने के पश्चात् इसे आसानी से संगठन के किसी भी तरह के निर्णय निर्धारण में प्रयुक्त किया जा सकता है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली के प्रकार (Types of Management Information System)

प्रबंधन सूचना प्रणाली के मुख्यतः पाँच प्रकार होते हैं, जो निम्नलिखित हैं :

(1) लेखा प्रबंधन सूचना प्रणाली- लेखा प्रबंधन सूचना प्रणाली मुख्यतः लेखा से सम्बन्धित विभिन्न कार्यों को सहयोग प्रदान करती है यह लेखा प्रबंधकों के लिए विभिन्न प्रकार की लेखा रिपोर्ट तैयार कर, उनका लेखा प्रबंधकों के सभी स्तरों पर साझा करना सुनिश्चित करती है।

(2) वित्तीय प्रबंधन सूचना प्रणाली- किसी भी संगठन के संचालन में वित्त को नियंत्रित करना अत्यंत आवश्यक एवं महत्त्वपूर्ण कार्य है। यह कार्य वित्तीय प्रबंधन सूचना प्रणाली के द्वारा सम्पादित किया जाता है। इसमें संगठन का मुख्य वित्तीय अधिकारी अपने संगठन के वित्त की पूर्व एवं वर्तमान की विभिन्न परिस्थितियों का विश्लेषण कर भविष्य की परियोजनाओं हेतु वित्तीय आवश्यकता, सदुपयोग एवं नियंत्रण को सुनिश्चित करती है।

(3) विनिर्माण प्रबंधन सूचना प्रणाली- प्रौद्योगिक विकास एवं सामाजिक परिवर्तनों ने निर्माण  कार्यों को निरंतर प्रभावित किया है। विनिर्माण प्रबंधन सूचना प्रणाली के द्वारा इन सभी परिवर्तनों को संज्ञान में रखते हुए संगठन पर पर्याप्त नियंत्रण सुनिश्चित करती है।

(4) विपणन प्रबंधन सूचना प्रणाली- एक विपणन प्रबंधन सूचना प्रणाली उत्पाद की विकास, वितरण, मूल्य निर्धारण, निर्णय निर्धारण, बिक्रि पूर्वानुमान आदि क्षेत्रों में प्रबंधकीय गतिविधियों को सहयोग प्रदान करती है।

(5) मानव संसाधन प्रबंधन सूचना प्रणाली – यह श्रमिकों, प्रबंधकों तथा संगठन द्वारा नियुक्त अन्य व्यक्तियों से सम्बन्धित गतिविधियों से जुड़ी प्रणाली है। इसके अन्तर्गत सम्पादित किए जाने वाले कार्यों में मुख्यतः कार्य-बल विश्लेषण, नियोजन भर्ती, प्रशिक्षण तथा कार्य निर्धारण प्रमुखता से सम्मिलित है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली के विकास के चरण (Stage of Development of Management Information System)

किसी भी प्रणाली के विकास में मुख्यतः चार चरणों की आवश्यकता होती है। इसी तरह प्रबंधन सूचना प्रणाली के विकास के प्रमुख चरण निम्नलिखित हैं:

प्रथम चरण प्रणाली नियोजन- किसी प्रणाली का प्रथम चरण उसके नियोजन से सम्बन्धित होता है। जिसके अन्तर्गत प्रारम्भिक समस्याओं की तहकीकात की जाती है।

द्वितीय चरण- प्रणाली की आधारभूत आवश्यकताओं की पहचान की जाती है। जैसे-आवश्यक हार्डवेयर और सहायक सॉफ्टवेयर ।

तृतीय चरण प्रणाली का विकास- इसके अन्तर्गत प्रणाली का प्रारूप तैरगर किया जाता है तत्पश्चात् उसका परीक्षण किया जाता है।

चतुर्थ चरण प्रणाली अनुप्रयोग – इस चरण में योजना के अनुसार निर्मित नवीन प्रणाली का क्रियान्वयन उसके अपेक्षित प्रयोग के लिए किया जाता है। इस चरण के अन्तर्गत नवनिर्मित प्रणाली का मूल्यांकन एवं रखरखाव भी किया जाता है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली का नियोजन (Planning of Management Information System)

प्रबंधन सूचना प्रणाली एक ऐसी व्यवस्थित प्रणाली है। जिसमें अनेक स्तरों पर कार्यों का सम्पादन किया जाता है। इसमें नियोजन से सम्बन्धित सम्पादित किए जाने वाले प्रमुख कार्य निम्नलिखित हैं:

1. प्रणाली आवश्यकताओं की पहचान ।
2. प्रबंधन सूचना प्रणाली के प्रारूप निर्धारण।
3. आवश्यक सामाग्री का संग्रहण।
4. प्रणाली की स्थापना ।
5. संचालन और निरीक्षण करना।

परिचालन पदानुक्रम (Operational Hierarchy)- एक संगठन की प्रबंधन सूचना प्रणाली के परिचालन में प्रशासन, विपणन एवं उत्पादन की तरह अन्य गतिविधियाँ भी शामिल होती हैं, जैस कि नीचे के चित्र में प्रदर्शित किया गया है, ये सभी -गतिविधियों कई स्तरों में प्रयुक्त होती हैं एवं इसमें प्रत्येक स्तर अपने से निचले स्तर को निर्देशित एवं नियंत्रित करता है।

उपरोक्त प्रस्तुतिकरण से यह स्पष्ट है कि रणनीति नियोजन एवं प्रबंधन का कार्य शीर्ष स्तर के कार्यकारी के द्वारा सम्पादित किया जाता है, वहीं मूलभूत परिचालन का कार्य निचले स्तर के कर्मचारियों के द्वारा सम्पादित किया जाता है।

• रणनीति नियोजन एवं प्रबन्धन
• प्रबन्धन नियोजन एवं नियंत्रण
• परिचालन नियंत्रण
• मूलभूत परिचालन

प्रबंधन सूचना प्रणाली के परिणाम (Outcomes of Management Information)

प्रबंधन सूचना प्रणाली के सहयोग से किसी भी संगठन की उत्पादकता एवं प्रदर्शन पर गुणात्मक प्रभाव पड़ता है। इसके प्रयोग से प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर न केवल निर्णय लेने में सहूलियत होती है वरन् इसके द्वारा प्रदत्त विभिन्न औपचारिक प्रतिवेदनों से संगठन की व्यवस्थाओं पर सुदृढ़ नियंत्रण स्थापित करने में सहयोग प्राप्त होता है। प्रबंधन सूचना प्रणाली के उत्पाद के रूप में प्राप्त विभिन्न प्रकार के प्रतिवेदन आधारित परिणाम निम्नलिखित हैं :

(1) अनुसूचित रिपोर्ट (Scheduled report) – यह समय-समय पर या निश्चित समयान्तराल पर जैसे मासिक, साप्ताहिक या दैनिक प्रतिवेदन प्रस्तुत करती है।

(2) मांग रिपोर्ट (Demand report)- यह संगठन के किसी प्रबंधक के परिस्थिजिन्य विशिष्ट आग्रह पर सूचना प्रदान करती है।

(3) महत्वपूर्ण बिन्दु सूचक रिपोर्ट (Key Indicator Report) – यह दिन के शुरुआत में उपलब्ध होता है।

(4) अपवाद रिपोर्ट (Exception Report)- असामान्य या प्रबंधन की किसी विशिष्ट अनअपेक्षित कार्यवाही के दौरान आवश्यकता पड़ने पर उसे उत्पादिता किया जाता है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली के लाभ (Benefits of Management Information System)

प्रबंधन सूचना प्रणाली एक संगठन की व्यवसायिक, परिचालन एवं प्रबंधकीय गतिशीलता को बढ़ाने के लिए प्रयुक्त किया जाने वाला एकीकृत समाधान है। इसके असंख्य लाभों में से कुछ विशिष्ट निम्नलिखित हैं :

(1) यह प्रतिस्पर्धा वृद्धि में सहायक होता है- एम. आई. एस. के माध्यम से प्रदत्त विभिन्न सहयोगों के द्वारा किसी उद्ययम (Enterprise) एवं उसके उद्देश्यों को बेहतर तरीके से समझा जा सकता है। जिससे न केवल संगठन की क्रियाशीलता बढ़ती है बल्कि कार्यों में परस्पर प्रतिस्पर्धा की भावना में वृद्धि होती है।

(2) बेहतरीन आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन – प्रबंधन सूचना प्रणाली के सहयोग से प्रदान की गयी बेहतर रिपोर्टिंग मूलतः उत्पाद के विनिर्माण से लेकर वितरण एवं आपूर्ति के मध्य की श्रृंखला के प्रबंधन में सुधार सुनिश्चित करती है।

(3) त्वरित परिणाम- एम.आई.एस. प्रणाली के सहयोग से विभिन्न उद्ययमों (Enterprises) में प्रतिस्पर्धा के वातावरण में तत्काल उत्कृष्ट निर्णय लेने की समार्थ्य प्राप्त होती है, जो उद्ययम (Enterprise) को त्वरित परिणाम प्रदान करती है।

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