कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली से आप क्या समझते है?

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली से आप क्या समझते है? What do you mean by computerized accounting systems? 

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली का अर्थ (Meaning of Computerised Accounting System)

एक संगठन में वित्तीय लेन-देनों का रिकॉर्ड रखने के लिए हाथ से लेखांकन करना सबसे पुरानी लोकप्रिय पद्धति है। परम्परागत रूप में लेखाकार इन बहियों को रखता है, जैसे-रोकड़ पुस्तक, जर्नल और खाते ताकि लेन-देनों का सारंश और वित्तीय विवरण तैयार किए जा सकें। तकनीक नवाचार के कारण लेखांकन कार्यों को करने के लिए कई प्रकार की मशीनों का विकास हुआ। लेन-देन की संख्या में लगातार वृद्धि होने के साथ-साथ तकनीक में भी सुधार हुआ है। नए-नए मशीनों की खोज के कारण स्पीड, स्टोरेज और क्षमता में वृद्धि हुई है।

नई तकनीक के अलावा लेन-देन की संख्या में लगातार वृद्धि हो रही है। स्टोरेज और क्षमता की गति में वृद्धि से नई-नई मशीनों की खोज हुई। कम्प्यूटर जो इन मशीनों के साथ जोड़े गए। किसी भी संगठन की सफलता, लेन-देनों की जटिलता, शीघ्र निर्णय लेने और साधनों के सर्वोत्तम उपयोग पर निर्भर करती है। परिणामस्वरूप लेखांकन डाटा का समयानुसार से रखना आवश्यक हो जाता है। लेखांकन रिकॉर्ड रखने की व्यवस्था का प्यूटरीकृत लेखांकन के द्वारा आसान हो गई है।

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली का अर्थ एक ऐसी लेखांकन सूचना प्रणाली से है, जो सर्वमान्य स्वीकृत लेखांकन सिद्धान्त (GAAP) के द्वारा वित्तीय लेन-देनों को प्रोसेस करती है ताकि . आवश्यकतानुसार रिपोर्ट तैयार की जा सके यह डाटाबेस आधारित एप्लीकेशन है, जहाँ लेन-देनों को संगठित रूप में स्टोर किया जाता है। सुसंगठित डाटा को ऑपरेट करने के लिए प्रयोगकर्ता अपेक्षित इन्टरफेस का प्रयोग करता है और उचित रिपोर्ट देने के लिए संगृहीत डाटा को सूचना में परिवर्तित करता है। कम्प्यूटर में डाटाबेस ओरिएटिंड एप्लीकेशन की बेसिक आवश्यकताओं को आधारभूत कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली आलंगित करती है।

सभी कम्पनियों की लेखांकन प्रविष्टि को ट्रेक करने के लिए सॉफ्टवेयर बनाए गए हैं।

(I) इसमें ऐसे सॉफ्टवेयर सम्मिलित हैं जो सभी कम्पनियों की लेखांकन प्रविष्टि को ट्रेक करती है ताकि वित्तीय रिपोर्ट को देने का उद्देश्य पूर्ण हो सके।

(II) इससे यह पता चलता है कि इन दिनों व्यवसाय में कोई भी व्यक्ति कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली का प्रयोग कर सकता है। विभिन्न प्रकार की कम्पनी में की अलग-अलग जरूरतों को पूरा करने के लिए बहुत प्रकार के हल उपलब्ध हैं।

सॉफ्टवेयर कम्पनी कम-से-कम मूल्य पर उचित रूप से इस्तेमाल होने वाले ऑनलाइन और डेस्कटॉप दोनों वर्जन प्रदान करती है। यहाँ पर विभिन्न प्रकार के GST वर्जन हैं, जो कि लेखांकन से हटकर हैं, जैसा कि Align पुस्तकें, Tally ERP 9 लाभ पुस्तकें, व्यस्त लेखांकन सॉफ्टवेयर सरल लेखांकन सॉफ्टवेयर आदि।

Tally ERP 9 लेखांकन सॉफ्टवेयर को भारत में सबसे ज्यादा प्राथमिकता दी जाती है औ लगभग 17 अन्तर्राष्ट्रीय स्थानों में पूरे विश्व में इसका प्रयोग किया जाता है।

टैली सॉफ्टवेयर एक कुल लेखांकन, स्टॉक कर और पे-रोल प्रोग्राम है। काउण्ट ERP 9 सबसे ऊपर की सतह होने के साथ प्रसिद्ध सॉफ्टवेयर है। यहाँ कई प्रकार के लाभ हैं, जो लेखांकन सॉफ्टवेयर Tally ERP 9 से व्यवसायी को प्राप्त होते हैं, जो कि निम्नलिखित हैं।

(i) सुरक्षित डाटा; (ii) टैली वाल्ट (III) ट्रस्टवर्धनेस ऑफ डाटा: (iv) टैली ऑडिट: (v) अपटू डेट इनफॉर्मेशन (vi) क्वालिटी रिपोर्ट: (vii) शुद्धता

यह प्रबन्ध करने में मदद करता है:

• जर्नल और खातावही
• डेबिट और क्रेडिट नोट:
• तलपट:
• स्थिति विवरण:
• नकद प्रवाह और अन्य।

(III) (1) इससे अधिक मात्रा में लेखांकन डाटा को स्टोर कर सकते हैं। अन्तिम तिथि और कई वर्षों के लेखांकन डाटा बेस को स्टोर कर सकते हैं।

(2) कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली के द्वारा अच्छी किस्म की लेखांकन रिपोर्ट बनाना सम्भव है।

(3) इससे प्रक्रिया समय कम हो जाता है।

(4) कम्पनी में बदलाव और अपडेट करने में सक्षम है।

लेखांकन सॉफ्टवेयर आपके व्यवसाय की वृद्धि में कैसे मदद करता है ?

गलती मुक्त बीजक, मासिक खर्ची में कमी, रोकड़ प्रवाह प्रबन्ध, कर जटिलता को सरल बनाना, डाटा सुरक्षा बढ़ाना।

(IV) कम्प्यूटरीकृत लेखांकन की हर समय जरूरत है चाहे वह घरेलू स्तर हो या वैश्विक उद्योगों में पड़े। इसकी तेज़ मांग को ध्यान में रखते हुए प्रत्येक संगठन को निम्नलिखित कारणों से इसकी जरूरत पड़ती है :

• इससे डाटा शीघ्र प्रोसेस और सेव हो जाता है।
• मैन पॉवर प्रयासों को कम करता है।
• पेपर वर्क को घटाता है।
• यह एक ही समय में बहुत अधिक, व्यावसायिक लेन-देनों को पूरा करता है।
• लेखांकन सूचनाओं को लम्बी अवधि के लिए ऑन-लाइन स्टोर कर सकते हैं। यह रैम की गति बढ़ाकर कार्य निष्पादन बढ़ाता है।
• यह बहुत अधिक साधारण और तेज है। रैली वेबसाइट के पेज से Tally. ERP 9 को डाउन लोड कर सकते हैं और CD इन्सटालर के लिए प्रयोग कर सकते हैं।

Tally. ERP को इन्सटाल करते समय:

(1) इन्सटालर आईकॉन पर डबल क्लिक करें ताकि Tally. ERP 9 इन्सटालर को Open किया जा सके।

(2) अगर आप डिफॉल्ट लोकेशन पर Tally. ERP 9 इन्सटाल नहीं करना चाहते तब स्वयं चयनित इन्सटॉलेशन फाल्टर पाथ का चयन करें।

(3) डाटा डाइरेक्टरी, कंट्री चयन और भाषा को बदलने के लिए एडवांस पर क्लिक करें।

(4) Tally. ERP 9 का नया वर्जन चैक करने के लिए चैक लेटेस्ट पर क्लिक करें। अपने आप नया वर्जन लागू हो जाएगा।

(5) इन्सटॉल पर क्लिक करके नया वर्जन इन्सटाल करें या फिर इन्सटाल पर क्लिक कर, जो वर्जन डाउनलोड किया है को इन्सटाल करें।

नोट: ऑफलाइन हेल्प को एक्सेस करने के लिए हेल्प इन्सटालर को डाउनलोड सेन्टर से डाउनलोड करें और इन्सटाल करने के लिए Setup.exe पर डबल क्लिक करें।

जब आप इंटरनेट के साथ कनेक्ट हो जाएंगे। आप ऑन लाइन www.help.tallysolutions.com की मदद ले सकेंगे।

Tally. ERP 9 में 32 बिट या 64 बिट अपने आप इन्सटाल हो जाएगी, वह आपके सिस्टम Configuration पर निर्भर करेगा। यद्यपि आपको 32 बिट इन्सटाल करने की आवश्यकता है, तो 64 बिट विंडो ऑपरेटिंग सिस्टम पर इन्सटाल कर सकते हैं।

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली के लाभ (Advantages of Computerised Accounting System)

(1) विश्वसनीयता (Reliability)- कम्प्यूटर सिस्टम के द्वारा बार-बार कार्य को पूरा किया जा सकता है, जिसके कारण थकान, ऊब जाना महसूस नहीं होता है, परिणामस्वरूप कम्प्यूटर मनुष्य की तुलना में अधिक विश्वसनीय है। इसलिए, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली पूरी तरह से कम्प्यूटर पर निर्भर है। कम्प्यूटर का लेखा सिस्टम, मनुष्य से अधिक विश्वसनीय है।

(2) गति (Speed) – मानवीय प्रयासों की बजाय कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली का प्रयोग करके लेखांकन डाटा की प्रक्रिया को तीव्र कर सकते हैं, क्योंकि किसी भी कार्य को करने के लिए मनुष्य बजाय कम्प्यूटर कम समय लेता है।

(3) शुद्धता (Accuracy) – कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली में गलती की सम्भावना खत्म हो जाती है, क्योंकि प्रारम्भिक एकाउंटिंग डाटा एक बार एंटर करके प्रोसेस का उपयोग करने के बाद लेखांकन रिपोर्ट तैयार की जाती है। सामान्यतः लेखांकन गलती मनुष्य द्वारा होती है, क्योंकि आरम्भिक डाटा को बार-बार रिकॉर्ड किया जाता है, जबकि विभिन्न प्रकार की लेखांकन रिपोर्ट तैयार की जाती है।

(4) रियल टाइम यूजर इन्टरफेस (Real Time User Interface) – अधिकतर एकाउंटिंग सिस्टम कम्प्यूटर के नेटवर्क द्वारा लिंक होते है। विभिन्न प्रयोगकर्ता के लिए उपलब्ध सूचना एक ही समय पर मिलने में आसानी हो जाती है।

(5) अप-टू-डेट इनफॉर्मेशन (Up-to-Date Information) – कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली में एकाउंटिंग रिकॉर्ड अपने आप अपडेट हो जाता है, जब एकाउंटिंग डाटा एंटर और स्टोर किया जाता है। इसलिए, नई सूचना एकाउंट बनाते समय प्रभाव डालती है, जब लेखांकन रिपोर्ट तैयार और प्रिन्ट की जाती है।

उदाहरण- लेन-देन से सम्बन्धित लेखांकन आँकड़ों को एंटर और स्टोर किया जाता है जैसाकि नकद वस्तुओं का क्रय से नकद खाता क्रम खाता और वित्तीय विवरण व्यापारिक, लाभ-हानि खाता, स्थिति विवरण पर तुरन्त प्रभाव डालते है।

(6) मापक्रमणीयता (Scalability) – कम्प्यूटरीकृत लेखांकन सिस्टम में अतिरिक्त वाउचर की एंटरी के लिए अतिरिक्त मैन पॉवर की आवश्यकता को डाटा ऑपरेटर एंटरी के द्वारा जान सकते हैं। अतिरिक्त लेन-देन की प्रोसेस करने के लागत लगभग बहुत कम होती है। परिणामस्वरूप कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली बहुत ही ज्यादा मापक्रमणीयता है।

(7) कुशलता (Efficiency) – कम्प्यूटर आधारित एकाउंटिंग सिस्टम से समय और साधन दोनों की बचत होती है। निर्णय लेने में कुशलता आती है जिससे उपयोगी सूचनाएँ और रिपोर्ट बनाई जाती है।

(8) एम. आई. एस. रिपोर्टस (MIS Reports) – कम्प्यूटरीकृत एकाउंटिंग सिस्टम में रियल टाइम प्रबन्ध सूचना रिपोर्ट के उत्पादन करने में आसानी रहती है, जिसकी मदद से व्यवसाय को बड़ी कुशलता के साथ मॉनीटर और नियन्त्रित कर सकते हैं। देनदार के विश्लेषण द्वारा डीफॉल्ट की सम्भावना और देनदारों का केन्द्रीकरण और इसका प्रभाव स्थिति विवरण पर भी पड़ता है।

उदाहरण- यदि कम्पनी उधार बिक्री प्रतिबन्धित करती है, तो निश्चित राशि पक्षकार को देने पर कम्प्यूटर पर तुरन्त सूचना मिल जाएगी, जब प्रत्येक वाउचर डाटा एंट्री फॉर्म के द्वारा एंटर करेंगे। यद्यपि यह कार्य हाथ से किया जाए तो समय अधिक लगेगा और परिणाम भी शुद्ध नहीं होते।।

(9) कर्मचारी का रुचि और उत्साह (Motivation and Employees Interest) – कम्प्यूटर सिस्टम में कर्मचारी को एक विशेष प्रशिक्षण दिया जाता है, जो कि इनको और मूल्यावान बनाता है। यह उत्साह उनकी जॉब में रुचि को बढ़ाता है। यद्यपि यह विरोध का कारण भी हो सकता है। जब हम मानवकृत से हटकर कम्प्यूटरकृत पर जाते हैं।

(10) स्टोर्स और स्मरण शक्ति (Storage and Retrieval) – कम्प्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली के द्वारा उपयोगकर्ता डाटा को इस प्रकार स्टोर्स करते हैं जिसके लिए अधिक स्थान नहीं चाहिए, क्योंकि लेखांकन डाटा को हार्ड डिस्क में स्टोर किया जाता है। CD-ROM, फ्लॉपी खाता बही, जर्नल, अन्य लेखांकन राजिस्टर की तुलना में बहुत कम स्थान लेते हैं। इसके अतिरिक्त सिस्टम परमिट तेज और डाटा की स्मरण शक्ति को भी सही रखता है।

(11) अपने आप प्रपत्र का उत्पादन (Automated Document Production) – अधिकतर कम्प्यूटरीकृत सिस्टम प्रमाणित होते हैं। उपयोगकर्ता के लिए लेखांकन रिपोर्ट का फॉरमैट अपने आप बन जाता है। एकाउंटिंग रिपोर्ट जैसा कि रोकड़ बही, तलपट, खाते के विवरण माउस के एक क्लिक द्वारा प्राप्त किए जा सकते हैं।

(12) सुपाठ्यता (Legibility) – कम्प्यूटर मॉनीटर पर दिखने वाला डाटा आसानी से पढ़ सकते हैं। क्योंकि प्रमापित फॉन्ट का प्रयोग करके अल्फाबैट, नम्बर आदि टाइप किये जाते हैं। इसकी मदद से पहले लिखी मदों को ठीक कर सकते हैं जो मानवकृत से सम्भव नहीं है।

(13) गुणवत्ता रिपोर्टस (Quality Reports) – इन बिल्ट चैक और अनटचेबिल फीचर ऑफ डाटा के द्वारा तैयार एकाउंटिंग रिपोर्ट स्वच्छ और उद्देश्यपूर्ण होती है, जिन पर हम पूर्णतः विश्वास कर सकते हैं।

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