विद्यालय अभिलेखों की आवश्यकता एवं महत्व

विद्यालय अभिलेखों को रखने की आवश्यकता एवं महत्व का वर्णन कीजिये।

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विद्यालय अभिलेखों की आवश्यकता एवं महत्व (Need and Importance of School Records)

विद्यालय अभिलेखों की आवश्यकता निम्नलिखित कारणों से है-

1. राज्य की कानूनी आवश्यकतायें पूरी करने के लिए (To satisfy the legal requirements of the state)- प्रत्येक स्कूल में प्रत्येक विद्यार्थी की उपस्थितियों की समय-समय पर रिपोर्ट भेजने के लिए पूरा हिसाब-किताब रखना पड़ता है। शिक्षा विभाग से प्राप्त विविध आदेशों का रिकार्ड रखना पड़ता है। इन आदेशों की सूचनायें भेजनी पड़ती हैं। इन सबके लिए अभिलेख (Record) रखना अत्यन्त आवश्यक है।

2. निर्देशक कार्यक्रम का मूल्यांकन (To evaluate the instructional programme) – स्कूल में समय-समय पर किये गये कार्यक्रम का मूल्यांकन करने तथा स्कूल में दिए गये प्रशिक्षण एवं विद्यार्थी द्वारा की गई उन्नति का मूल्यांकन करने के लिए अभिलेख आवश्यक होते हैं। इन अभिलेखों के द्वारा ही निर्देशन प्रोग्राम (Instructional Programme) में आगे सुधार सम्भव है।

3. आर्थिक आवश्यकताओं के बजट के बारे में व्याख्या तैयार करना ( To prepare budgetary statements of financial needs) – भविष्य के कार्यक्रम और विशेषकर आर्थिक आवश्यकताओं के बारे में बजट बनाना अति आवश्यक है। इसके अतिरिक्त सरकार द्वारा प्राप्त वित्तीय सहायता के व्यवस्थित विवरण के लिए भी रिकार्ड रखना आवश्यक है।

4. विद्यार्थियों की माता-पिता को रिपोर्ट देना (To report to the parents)- उन्नति रिपोर्टों तथा समय-समय के परिणाम विद्यार्थियों के माता-पिता को भेजे जा सकते हैं और उनके बारे में ठीक अभिलेख स्थापित किये जा सकते हैं।

स्कूल अभिलेखों के लाभ (Advantages of School Records)

रीनोहील (Reinohel) तथा आयर (Ayer) के अनुसार अभिलेख रखने की अच्छी पद्धति के निम्नलिखित लाभ होते हैं-

1. अभिलेख स्कूल के लिए सहायक होते हैं (Records help the schools) –

प्रत्येक विद्यार्थी को जल्दी नौकरी पर लगाना।
प्रत्येक विद्यार्थी की महत्वपूर्ण बातों को एकत्र करना।
गैर-जरूरी स्थितियों को हटाना तथा व्याख्या करना।
सभी कानूनी आवश्यकताओं को पूरा करना ।
असफलताओं तथा रुकावटों को कम करना।
व्यवस्था या अन्य परिवर्तनों के बारे में सोचना।
महत्वपूर्ण बातों पर केस स्टीडज (Case Studies) तैयार करना ।
यथा सम्भव स्कूल के फण्डों (Funds) को बढ़ाने का प्रयत्न करना।
अवरोधन तथा अपव्यय को कम करना ।
अवनति और असफलता को रोकने के प्रयत्न करना।
अनुपस्थिति की सम्भावना को कम करना ।

2. अभिलेख श्रेणी में अध्यापक की सहायता करते हैं (Records help the class-room teacher ) –

जब स्कूल का वर्ष आरम्भ हो तो विद्यार्थियों को जानना।
यह निर्णय करना कि विद्यार्थी कितना काम कर सकता है।
विद्यार्थियों के मार्गदर्शन के लिए आधार बनाना।
प्रत्येक विद्यार्थी के अनुकूल शिक्षा क्रियायें चालू करना ।
किसी भी विद्यार्थी की समस्याओं का विश्लेषण करना तथा उनके समाधान के प्रयत्न करना।
असाधारण तथा सम्भव गुणों के विकास के लिए प्रयत्न करना।
कम-बुद्धिमान विद्यार्थियों के लिए उचित स्थितियाँ उत्पन्न करना।
माता-पिता तथा अन्य लोगों को विद्यार्थियों के विषय में पूरी देना ।

3. अभिलेख विद्यार्थियों की सहायता करते हैं (Records help the pupils) –

सर्वांगीण विकास के लिए उचित अवसर प्राप्त करना ।
किन्हीं भी पुरानी असफलताओं का अनुमान लगाकर भविष्य में सुधार की योजना को तैयार करना।
अपनी योग्यता के अनुसार उन्नति करने के अवसर प्राप्त करना
अपनी प्राकृतिक शक्तियों के विकास के लिए अनुकूल स्थितियों का चयन करना।
स्कूल परिवर्तन करने पर विद्यार्थी के बारे में पूरी सूचना दूसरे स्कूल तक पहुँचाना।
अपने आस-पास ठीक प्रकार रह सकने के लिए अध्यापकों तथा अन्य लोगों से पथ-प्रदर्शन प्राप्त करना ।

विद्यालय अभिलेख रखने में सावधानियाँ (Precautions in Keeping School Records)

अभिलेख रखते समय निम्नलिखित सावधानियाँ रखनी चाहियें-

स्कूल अभिलेख तभी लाभदायक होते हैं, यदि ये शुद्ध तथा नये हों। ये क्रमवार ढंग से रखे गये हों। इधर-उधर बिखरे हुये अभिलेख साधारणतया आवश्यक सूची के लिए लाभदायक नहीं होते।
स्कूल में रजिस्टरों की सूची होनी चाहिये।
रजिस्टर सही हालत में रखे जाने चाहियें। अक्षरों के ऊपर लिखना (Overwriting) कम होना चाहिये।
प्रत्येक रजिस्टर के बाहरी कवर पर स्कूल का नाम लिखा होना चाहिये। रजिस्टर का क्रम नम्बर, रजिस्टर में रखे अभिलेख अनुसार इसका नाम, रजिस्टर की अपनी श्रेणी (Category) के अनुसार नम्बर, विशेष रजिस्टरों में पन्नों की संख्या, इसके आरम्भ तथा समाप्त होने की तिथि।
प्रत्येक रजिस्टर के भीतरी पत्नों की गिनती स्याही अथवा गिनती की मशीन के साथ लिखनी चाहिये।
सब कुछ स्याही के साथ लिखना चाहिये ताकि मिटाया न जा सके।
प्रत्येक काटी हुई चीज प्रधानाध्यापक द्वारा साक्षित होनी चाहिये।

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